Der Büro2go Test

Als „Onliner“ oder „Internetfuzzi“ oder „Was mit Medienmensch“ bin ich natürlich immer begeistert, wenn ich Dinge nicht mit Papier oder mühsam händisch erledigen muss. Bis vor kurzem habe ich Angebote & Rechnungen noch am PC mit der Hilfe von Word und Excel angelegt, Kundendaten händisch eingetragen, PDFs draus gemacht und per Mail verschickt.

Eine Buchhaltungssoftware hat sich für mich einfach nicht wirklich rentiert (bzw. hab ich mich auch nie wirklich damit beschäftigt, weil alleine das Wort „Buchhaltungssoftware“ hat mich schon zum einnicken gebracht).

Das hat sich geändert nachdem ich gefragt wurde ob ich Büro2go von der ERSTE BANK/SPARKASSE kenne und ob ich das nicht mal testen will und etwas drüber schreiben.

Normalerweise sage ich bei solchen Dingen eigentlich ab, weil Apps zu testen ist jetzt nicht unbedingt meine Welt, aber nach kurzer Recherche was genau das ist, fand ichs dann doch spannend.

Was ist Büro2go?

Die Webseite sagt dazu: „Ihr Büro ist, wo Sie sind – Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck. Kunden- und Artikelverwaltung ohne Zettelwirtschaft. Liquiditätsüberblick von unterwegs.“ und besser kann man es auch nicht beschreiben. Bür02go ist eine App für Android und iOS mit der man einfach Angebote anlegen und verschicken kann, Rechnungen erstellen, Kundendaten verwalten, etc.

Die Büro2go App ist recht übersichtlich, sehr intuitiv (und das nicht nur für Menschen die mit dem Smartphone aufwachen und schlafen gehen) und vor allem nicht nur für Kunden der Erste Bank/Sparkasse – sondern für jedermann.

Angebot erstellen

Man wählt einen Kunden aus oder legt einfach einen neuen an. Man kann übrigens Kundendaten auch aus dem Telefonbuch des Handys übernehmen, was recht praktisch ist. Im nächsten Schritt dann einfach das Angebotsdatum und die Gültigkeit festlegen und schon kann man Positionen eintragen.

Positionen sind immer eine Leistung oder ein Artikel. Auch diese kann man vorab sehr genau definieren, durch Artikelnummer, Mengeneinheiten (Stück, Packungen, m², Stunden, etc.), UST-Satz, Preis, Lagerstand, etc..

Danach noch die Rechnungskonditionen dazu und zack, abschicken – direkt aus der Büro2go App.

Rechnungen

Aus einem Angebot kann man direkt eine Rechnung machen, falls sich was geändert hat einfach noch mal drüber arbeiten und dann die Rechnung erstellen. In wenig Klicks (oder Tipps oder wie nennt man das denn bei einem Smartphone?) ist die Rechnung erstellt und beim Kunden. Jedenfalls weitaus einfacher als wenn man das ganze händisch am PC erledigen würde.

Logos, Design der Rechnungen etc. erstellt man übrigens via www.prosaldo.net.

Man kann natürlich noch ein Businesskonto bei der ERSTE BANK/SPARKASSE eröffnen und dann so auch direkt in der Büro2go App kontrollieren welche Rechnungen bezahlt wurden, welche noch offen sind und die Liquidität berechnen lassen.

Positives

• sehr übersichtlich
• einfach zu bedienen
• Pincode um nicht jedesmal Nutzer und PW eingeben zu müssen

Nicht so optimal

App im 1. Jahr kostenlos, trotzdem bekommt man ein Mail mit „Auftragsbestätigung“ und das man einen Vertrag abgeschlossen hat mit jährlicher Verrechnung. Ganz am Ende des Mails steht zwar, „Kostenlos, keine Verrechnung für Büro2go“ allerdings mit dem Beisatz: „Vertrag kann jederzeit laut AGBs gekündigt werden.“ – Man muss also irgendwas kündigen, man weiß auch nicht so genau ab wann und vor allem was dann für das Service verrechnet wird – daran sollte man noch arbeiten denke ich. (ZUR INFO: Nach 1 Jahr sind es 15 EUR pro Monat, was auch absolut OK ist)

Anmerkung vom Büro2go Entwickler:

Ist momentan wirklich nicht gut formuliert, wird aber im nächsten update geändert. Man muss nämlich tatsächlich NICHT kündigen. Man wird vor Ablauf kontaktiert, dass die Gratisperiode endet – wenn man sich nicht für ein ProSaldo.net Angebot der Fa. haude bzw. ein modernstes Business Konto bei der EB/SPK entscheidet, dann endet nach einem Jahr die Verfügbarkeit automatisch. Wenn man sich für ein Produkt entscheidet, dann steht die App weiterhin kostenlos zur Verfügung. Alle eingegebenen Daten können natürlich wieder exportiert werden. Keine Kündigungsfristen und keine versteckten Kosten.

Ein weiterer Punkt der mir bei der Nutzung aufgefallen ist: Sobald ich ein neues Angebot erstelle und dann aber die App verlasse (weil ich zB in einer anderen etwas nachschauen möchte), dann wird der Status nicht beibehalten. Wenn ich zu büro2go zurückkehre bin ich wieder am Startbildschirm und muss neu beginnen.

Anmerkung vom Büro2go Entwickler:

Aus Sicherheitsgründen findet nach einer gewissen Zeit ein automatischer Logput statt – die Daten bei nicht finalisierten Angeboten/Rechnungen sind dann tatsächlich nochmals einzugeben. Dok muss zumindest als Entwurf gespeichert sein um die Daten zu sichern.

Ansonsten ist die App in den Ansätzen wirklich gut gelöst, für Unterwegs der perfekte Begleiter – vor allem wenn man als One-Man-Show alles gleichzeitig machen muss 😉